Calendrier d'activités public (documentation)

Le calendrier est mis à jour quotidiennement et disponible sur tous les écrans à partir de n'importe laquelle de ces adresses:

 

Fonctionnalités de base

Présentation du calendrier d'activités 2020
L'écran de navigation des activités offre plusieurs fonctionnalités intéressantes.

 

 

Navigateur de dates

Situé en entête de chaque page du calendrier, le navigateur de dates permet de consulter rapidement les activités prévues à une date précise.

Les dates présentées dans le navigateur sont déterminées en fonction de la liste d'activités chargée, qui prend en compte la recherche par mot-clé et les filtres activés, s'il y a lieu.

Dans la liste d'activités, seules les dates possédant au moins 1 activité sont affichées. Les dates s'affichent dans un carrousel horizontal, contrôlable manuellement à partir des flèches situées de part et d'autre (ou via swipe sur un téléphone ou un écran tactile).

Dans la fiche de détails d'une activité, le navigateur de dates est limité à la date (ou la période) où l'activité est présentée.

 

Barre de recherche

Située juste au-dessus de la liste d'activités, au bas du bandeau d'entête, elle permet de rechercher librement parmi les valeurs suivantes:

 

  • Titres des activités
    Mot complet ou partiel
  • Thématiques associées
    Mots-clés affichés au bas de chaque fiche d'activité
  • Types d'activité
    Sélection obligatoire dans les suggestions de recherche
  • Noms des lieux
    Mot complet ou partiel. Effectuer une sélection dans les suggestions de recherche pour cibler un lieu précis.
  • Noms des municipalités
    Sélection obligatoire dans les suggestions de recherche (seulement disponible pour les calendriers qui présentent les activités offertes à plus d'une municipalité)
  • Nom (ou code) des séries d'activités
    Mot complet seulement

 

Par défaut, les résultats retournés par la recherche représentent exclusivement des activités courantes ou à venir, et non des activités passées (le filtre par période ou une recherche Google sont très efficaces pour recherche dans les activités passées).

Contrairement aux grands moteurs de recherche du Web, aucun opérateur n'est actuellement supporté ici:

  • guillemets ("")
  • astérisques (*)
  • plus (+)
  • moins (-)
  • deux-points (:)
  • etc.

 

Filtres et options

Accessible à partir de l'onglet du même nom, le volet des Filtres et options offre des contrôles permettant de limiter la liste d'activités et de modifier son apparence.

Tous les filtres sont concurrents, c'est-à-dire qu'ils peuvent être activés simultanément.

Les filtres activés, qui s'ajoutent au terme recherché dans la barre de recherche (s'il y a lieu), sont visibles dans une liste située...

  • au bas de la barre de recherche sur mobile
  • à droite de la liste d'activités sur PC

C'est à partir de cette liste que les différents filtres actifs peuvent être retirés.

 

Filtre par lieu précis

Liste déroulante alphabétique de tous les lieux (et les organisations) ayant offert au moins 1 activité depuis la mise en ligne du calendrier public en 2016.

 

Filtre par municipalité

Liste déroulante alphabétique de toutes les municipalités associées au calendrier courant. Ce filtre est seulement disponible sur les calendriers qui présentent les activités offertes à plus d'une municipalité.

 

Filtre par type d'activité

Liste déroulante alphabétique de tous les types d'activités disponibles. Chaque activité publiée est obligatoirement associées à un type d'activité.

 

Filtre par clientèle ciblée

Liste déroulante non alphabétique des clientèles disponibles.

Attention! Ce filtre ne recherche que dans les activités associées à au moins 1 clientèle, association qui n'est pas obligatoire et malheureusement peu utilisée pour l'instant.

 

Filtre par période

Par défaut, le calendrier présente les activités prévues au cours des 3 prochains mois.

Il est possible d'augmenter cette période aux 12 prochains mois, ce qui modifie l'affichage de la liste des activités*.

Finalement, il est possible sélectionner une période (date de début et date de fin) précise, afin d'accéder à des activités passées, courantes et/ou futures.

* Attention, cette fonctionnalité est encore incomplète et elle ne supporte pas bien l'affichage des activités similaires.

 

Option d'affichage des activités sans lieu précis

Utile pour isoler les activités offertes exclusivement en ligne, notamment.

Cette fonctionnalité a été ajoutée à la fin de 2020, pour répondre aux enjeux de la pandémie de la COVID-19.

 

Option de masquage des activités permanentes ou saisonnières

Utile pour masquer les activités (notamment des attraits touristiques) offertes durant plus de 90 jours consécutifs.

Cette fonctionnalité a été ajoutée avant l'intégration automatisée des expositions artistiques du Centre d'art Jacques-et-Michel-Auger et des expériences promues par l'équipe de Tourisme Victoriaville et sa région.

 

Liste des activités

Groupement des activités

Les activités peuvent être groupées de 2 façons distinctes:

  • par jour;
  • par mois.

Le groupement actif est déterminé automatiquement par la période couverte dans le volet des Filtres et options:

  • 3 prochains mois (option par défaut): groupement par jour
  • 12 prochains mois: groupement par mois
  • période personnalisés (sélection manuelle): groupement par jour

 

Le groupement par mois affiche les mêmes informations que le groupement par jour, à l'exception de l'heure de départ de l'activité.

 

Ordre des activités

Les activités sont ordonnées de la façon suivante:

  1. Activités possédant une heure spécifique de début, présentées en ordre chronologique
  2. Activités ne possédant pas d'heure spécifique de début, présentées en ordre croissant du nombre de jours consécutifs où elles sont offertes

 

Groupement et masquage des activités identiques

Si plusieurs activités identiques sont offertes au cours d'une même journée (différentes séances d'une activité de loisir ou différentes représentations d'un spectacle, par exemple), alors ces activités sont automatiquement groupées et masquées dans la liste, afin de faciliter le repérage visuel et éviter d'allourdir inutilement la liste des activités du jour.

Chaque série d'activités masquées est représentée dans la liste par une bande reprenant le pictogramme et le nom de l'activité, où l'heure de départ est ++++. Un badge indiquant le nombre de séances (activités identiques) est également intégré à droite de la bande.

Un clic sur la bande permet d'afficher/masquer le détail des séances associées.

 

Masquage des activités de plus de 90 jours

Par défaut, les activités offertes durant plus de 90 jours consécutifs sont masqués par défaut dans la liste, afin de ne pas porter ombrage aux activités de plus courte durée.

Ces activités masquées peuvent être affichées sur clic de la bande X activités supplémentaires... au bas de chaque journée.

Les activités masquées souvent saisonnières ou permanentes, ou encore elles représentent des attraits touristiques.

 

Mentions spéciales

2 mentions spéciales sont ajoutées automatiquement (par programmation) au titre des activités dans la liste:

  • Si l'activité est annulée ou reportée, alors une mention Annulée: s'affiche en préfixe;
  • Si l'activité offre un nombre limitée de places disponibles en inscription, et que toutes ces places sont comblées, alors une mention (complet) s'affiche en suffixe.

 

Activités en vedette (carrousel)

Les activités en vedette s'affichent dans un carrousel intégré à la liste d'activités et contrôlé manuellement à partir des points situés au-dessus de la zone (le swipe est supporté sur un téléphone ou un écran tactile).

Ce carrousel donne un meilleur aperçu de l'activité que la liste standard, en présentant la photo ou l'affiche associée à l'activité.

Pour l'instant, les activités en vedette sont sélectionnées par les responsables du calendrier, à la Ville de Victoriaville.

 

S'inscrire à une activité

Attention! On parle ici de l'inscription aux activités offertes à une date précise dans le calendrier public, et non l'inscription aux séries d'ateliers ou de cours offertes par session, comme par exemple les cours d'aquaforme de la piscine Édouard-Dubord.

Certaines activités du calendrier requièrent une inscription préalable en ligne, par téléphone ou par courriel.

Que l'inscription soit préférable ou obligatoire, un message clair est toujours présenté à l'usager dans un bloc dédié de la fiche d'activité.

L'inscription est préférable (non obligatoire)

Dans ce cas, le message à l'usager est le suivant: Il est recommandé de vous inscrire afin de confirmer votre participation à cette activité


L'inscription est obligatoire

Dans ce cas, le message à l'usager est le suivant: L'inscription est obligatoire pour tous les participants

 

Indépendamment du mode choisi par l'organisateur, un bouton d'action S'inscrire (ou S'inscrire en ligne) accompagne le message et renvoie l'usager à la bonne place.

 

A. Inscription par téléphone ou par courriel

Lorsqu'aucun formulaire d'inscription n'est disponible, l'usager doit alors appeler ou contacter le responsable par courriel; dans ce cas, le bouton d'action associé mène vers un numéro de téléphone (pour appel direct) ou vers la rédaction d'un message à l'adresse courriel fournie par l'organisateur.

La démocratisation des outils de montage de formulaires gratuits comme Google Forms ou Microsoft Forms fait en sorte que ce mode d'inscription est de moins en moins utilisé.

 

B. Inscription en ligne

À moins que l'organisateur fournisse son propre formulaire d'inscription*, le bouton d'action S'inscrire en ligne ouvre un formulaire d'inscription natif en popup, au-dessus de la fiche de l'activité.

Certaines activités limitent le nombre de places disponibles; dans ce cas, le nombre de places offertes et restantes s'affichent alors au bas du bouton S'inscrire en ligne, et les places sont attribuées en formule premier arrivé, premier servi.

* Si le formulaire d'inscription est fourni par un organisateur externe, alors c'est lui dicte le processus d'inscription, qui s'effectue à l'extérieur du cadre du calendrier d'activités.

 

Étape 1. Remplissage du formulaire d'inscription

Le formulaire d'inscription natif doit être complété et soumis par l'usager. Les étapes varient d'une activité à l'autre, mais exigent généralement l'entrée des informations de base suivantes:

  • Nom complet
  • Adresse courriel
  • Nombre de participants
  • Adresse postale et municipalité

 

Étape 2. Traitement de la demande d'inscription

Une fois complétée et soumise par l'usager, la demande d'inscription est ajoutée à une liste d'attente, où elle sera traitée séquentiellement afin de valider le nombre de places restantes à l'activité*.

Même si des places étaient toujours disponibles au moment où vous avez débuté le remplissage du formulaire d'inscription, il se pourrait que votre demande soit tout de même refusée, puisque le système valide le nombre de places restantes au moment exact où le formulaire complété a été soumis (toujours en formule premier arrivé, premier servi).

Votre demande sera automatiquement acceptée si l'activité comptait au moins 1 place restante au moment exact où le formulaire complété a été soumis.

Le traitement de chaque demande d'inscription est entièrement automatisé et il se complète généralement en moins de 5 minutes. Toutefois, ce délai peut être plus long lorsqu'un ou l'autre des systèmes impliqués connaissent des ralentissements.

* Si l'activité ne limite pas les places disponibles, alors la demande est automatiquement acceptée.

 

Étape 3. Envoi du courriel de confirmation

Une fois la demande d'inscription traitée, un courriel est automatiquement envoyée au demandeur, à l'adresse associée à la demande.

Attention! Vous devez absolument fournir une adresse courriel valide, sans quoi le courriel de confirmation et le laissez-passer ne seront jamais reçus.

3 réponses sont possibles:

  • La demande est acceptée tel quel;
  • La demande est acceptée, mais pour un nombre réduit de participants*;
  • La demande est refusée.

Si la demande d'inscription est acceptée, alors le courriel de confirmation inclut automatiquement un lien vers le laissez-passer électronique.

Attention! Même si votre demande est acceptée, il est primordial de valider le nombre de participants associés au laissez-passer, puisque celui-ci pourrait avoir été revu à la baisse en fonction du nombre limité de places restantes au moment de l'inscription.

* Dû au nombre insuffisant de places restantes au moment de l'inscription.

 

Étape 4. Paiement de l'inscription (s'il y a lieu)

Certaines activités exigent un paiement en ligne avant de pouvoir accéder au laissez-passer. Ce paiement s'effectue généralement au moyen d'un formulaire dédié.

Certains formulaires de paiement vous offrent la chance de réduire le nombre de participants associés à votre inscription, si vos circonstances ont changé. Ainsi, vous payez seulement pour le nombre de personnes qui participent réellement à l'activité, et laissez la place à d'autres citoyens intéressés.

Tous les paiements sont perçus et sécurisés par Stripe, et vos coordonnées de crédit ne sont que partiellement sauvegardées; advenant une fuite accidentelle de données, les malfaiteurs n'auraient seulement accès qu'aux 4 derniers chiffres de la carte de débit/crédit utilisée pour la transaction, ainsi qu'à sa date d'expiration (le numéro complet et le code de vérification de la carte ne sont jamais sauvegardés).

 

Étape 5. Accès au laissez-passer

À part si un paiement est exigé (étape précédente), le laissez-passer est accessible directement au clic du lien contenu dans le courriel de confirmation (aucune étape intermédiaire).

Ce laissez-passer non transférable prouve que vous êtes inscrit et garantit votre droit d'entrée à l'activité. Il est valide pour le nombre de participants indiqué*, et expire automatiquement une fois l'activité terminée.

À votre arrivée sur le lieu de l'activité, le laissez-passer doit être présenté aux responsables de l'activité...

  • sur votre téléphone ou appareil mobile: présentez la page Web, le document PDF ou une capture d'écran;
  • sur papier (imprimer le document PDF ou la page Web à la maison).

* Si aucun nombre n'est indiqué, alors il n'est valide que pour une personne (ou une bulle familiale, selon l'activité).

Annulation d'inscription

Vous pouvez à tout moment annuler votre inscription vous-même à partir du lien textuel situé au bas de votre laissez-passer.

Ainsi, vous laissez la chance à d'autres citoyens intéressés de participer à l'activité, en plus de donner aux organisateurs une meilleure idée du nombre de participants auquel ils peuvent s'attendre.

Un courriel de confirmation d'annulation est envoyé automatiquement à l'adresse courriel associée à l'inscription.


Remboursement d'inscription

Si un paiement a été effectué en ligne suite à l'inscription à une activité, alors un remboursement est émis automatiquement lors de l'annulation.

Un reçu de remboursement est également envoyé à l'adresse courriel associée à l'inscription.

Le remboursement s'inscrit automatiquement au relevé de la carte de débit/crédit ayant servi au paiement initial, dans les 5 à 10 jours ouvrables suivant l'annulation de l'inscription. À moins d'avis contraire, le nom du commerçant associé à la transaction est Ville de Victoriaville.

Notes importantes

Si un paiement est associé à l'inscription, les 2 contraintes suivantes s'ajoutent au processus d'annulation/remboursement:

  1. Il est impossible d'annuler et rembourser l'inscription dans l'heure suivant le paiement initial (si l'option n'est pas offerte même plusieurs heures après votre paiement, alors veuillez contacter le responsable de l'activité);
  2. Pour éviter les abus, il est impossible d'annuler et de rembourser l'inscription à une activité en cours, terminée ou qui débute dans moins de 15 minutes.