Adjointe administrative, Mairie et Direction générale

Hôtel de ville de Victoriaville
Victoriaville

Offre #2017-04

La Ville de Victoriaville vous donne l’opportunité d’évoluer au cœur d’une équipe talentueuse et d’avoir un impact positif sur votre milieu.

Sous l'autorité du Directeur général, l’adjointe administrative du Maire et du Directeur général effectue diverses tâches de secrétariat reliées à la Direction générale ou découlant de la Mairie et du Conseil municipal, telles que traitement de texte, correspondance, classement de documents, réunions de comités divers, etc., ainsi que toute tâche connexe pouvant relever de cet emploi.

Qualifications requises

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en technique de secrétariat ou l'équivalent;
• Posséder un minimum de 5 ans d'expérience dans des tâches générales de secrétariat, dont 3 ans à titre de secrétaire de direction ou l'équivalent.

Fonctions

• Effectuer diverses tâches générales de bureau telles que traitement de texte, classement de documents, impression de photocopies, préparation des relevés hebdomadaires de temps, de fiches-factures, etc.;
• Recevoir et prendre connaissance de la correspondance adressée au Maire et au Directeur général, y donner suite ou la référer à ces derniers; préparer ou transcrire la correspondance à partir des directives ou orientations reçues;
• Numéroter, indexer et classer la correspondance, les rapports et autres documents reliés à son secteur d'activités;
• Recevoir et répondre aux appels téléphoniques adressés au Maire et à la Direction générale, fournir les renseignements demandés ou les référer à qui de droit;
• Recevoir les visiteurs désireux d'obtenir des renseignements relatifs à son secteur d'activités, répondre à leurs demandes ou les référer à qui de droit;
• Tenir à jour l'agenda du Maire et du Directeur général, fixer les rendez-vous après consultation avec ces derniers;
• Dresser l'ordre du jour des séances d'étude et des réunions ayant rapport à la Direction générale, préparer les documents y requis, les distribuer à qui de droit et assurer le suivi administratif qui découle de ces activités;
• Vérifier ou compiler sur des formulaires appropriés, au besoin, diverses données ayant trait aux activités du service;
• Préparer divers rapports, statistiques, etc. requis par la Mairie ou la Direction générale et les acheminer à qui de droit;
• Prendre les dispositions appropriées, après autorisation de ses supérieurs, pour maintenir à jour et acquérir les connaissances et habiletés par rapport aux méthodes et techniques de travail telles que bureautique, etc., reliées à ses fonctions;
• S'occuper de prévoir et de réquisitionner le matériel de bureau nécessaire au fonctionnement du service;
• Communiquer avec les différents bureaux ministériels ou de direction afin d’obtenir les informations requises par le Maire ou de transmettre les messages, etc.;
• Communiquer avec les organismes municipaux, sociaux et communautaires, à vocation économique, touristique, industrielle ou commerciale, afin d’obtenir ou de transmettre de l’information;
• Convoquer les intervenants et invités appropriés aux réunions officielles, telles que visites de personnalités, événements spéciaux, inaugurations, conférences de presse, etc.;
• Vérifier et s’assurer de la représentation du Conseil municipal lors d’événements spéciaux;
• Peut être appelée à effectuer différentes réservations d’hôtels et de moyens de transport lors de congrès auxquels participent les membres du Conseil municipal;
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par ses supérieurs hiérarchiques.